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Die Stakeholderanalyse zeigt dir, wer dein Projekt beeinflusst und wer davon betroffen ist. Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit konkreten Bewertungskriterien, eine Vorlage zum Kopieren und Beispiele für verschiedene Projektarten. So weißt du genau, welche Personen du einbinden solltest und wie du mit ihnen kommunizierst.
Stakeholderanalyse = Bestandsaufnahme aller Projektbeteiligten zu Beginn, bei Bedarf aktualisiert. In vier Schritten: Stakeholder identifizieren, Einfluss und Interesse bewerten, in Matrix einordnen, Maßnahmen ableiten. Ergebnis: Matrix plus Interpretation plus Kommunikationsstrategie. Umfang: oft ca. 1 Seite, je nach Vorgaben.
Was ist eine Stakeholderanalyse?
Eine Stakeholderanalyse ist eine Methode, um alle Personen und Gruppen zu erfassen, die mit deinem Projekt in Verbindung stehen. Stakeholder können das Projekt aktiv beeinflussen oder passiv von den Ergebnissen betroffen sein. Das Wort stammt aus dem Englischen: „Stake" bedeutet Anteil oder Interesse, „Holder" bedeutet Inhaber.
Im Kern beantwortet die Stakeholderanalyse drei Fragen: Wer ist am Projekt beteiligt oder davon betroffen? Wie groß ist der Einfluss dieser Person auf das Projekt? Und wie stark ist ihr Interesse am Projektergebnis? Mit diesen Informationen kannst du gezielt entscheiden, wen du wie einbindest.
Warum ist sie wichtig?
Eine gründliche Stakeholderanalyse bringt dir vier konkrete Vorteile:
- Risiken früh erkennen: Du identifizierst potenzielle Widerstände, bevor sie zum Problem werden.
- Ressourcen gezielt einsetzen: Du weißt, wo intensive Kommunikation nötig ist und wo du Aufwand sparen kannst.
- Unterstützer gewinnen: Du erkennst, wer dein Projekt voranbringen kann, und bindest diese Personen aktiv ein.
- Methodisches Vorgehen zeigen: Prüfende sehen, dass du das Projektumfeld systematisch erfasst hast.
Ohne Stakeholderanalyse riskierst du, wichtige Personen zu übersehen. Das kann zu Verzögerungen führen, wenn plötzlich Widerstand auftaucht, oder zu Mehraufwand, wenn du Stakeholder nachträglich einbinden musst.
Abgrenzung: Analyse vs. Management vs. Umfeldanalyse
Die Begriffe Stakeholderanalyse, Stakeholdermanagement und Umfeldanalyse werden oft verwechselt. Für deine Projektarbeit ist wichtig zu wissen, was jeweils gemeint ist und was du dokumentieren sollst.
Stakeholderanalyse: Bestandsaufnahme zu Projektbeginn, bei längeren Projekten nach Meilensteinen aktualisiert. Wer ist beteiligt? Wie viel Einfluss und Interesse hat jeder? Ergebnis: Matrix oder Tabelle mit Bewertung und kurzer Interpretation.
Stakeholdermanagement: Fortlaufender Prozess während des gesamten Projekts. Wie kommuniziere ich mit wem? Wie gehe ich mit Widerständen um? Ergebnis: Kommunikationsplan, Eskalationswege, regelmäßige Updates.
Umfeldanalyse / Projektumfeldanalyse: Breiterer Blick auf alle Einflussfaktoren, nicht nur Personen. Dazu gehören auch technische, rechtliche, wirtschaftliche oder gesellschaftliche Rahmenbedingungen.
In den meisten Projektarbeiten wird die Stakeholderanalyse erwartet. Das bedeutet: eine Übersicht der relevanten Personen und Gruppen, ihre Einordnung nach Einfluss und Interesse sowie eine kurze Ableitung, wie du mit ihnen umgehst. Ein vollständiger Kommunikationsplan gehört zum Stakeholdermanagement und ist bei Schul- und Hochschularbeiten selten gefordert.
Stakeholder identifizieren
Im ersten Schritt sammelst du alle Personen und Gruppen, die mit deinem Projekt zu tun haben. Denke dabei in verschiedenen Richtungen: Wer gibt den Auftrag? Wer arbeitet mit? Wer nutzt später das Ergebnis? Wer könnte das Projekt behindern?
Interne Stakeholder: Auftraggeber, Projektleitung, Teammitglieder, andere Abteilungen, Geschäftsführung, Betriebsrat.
Externe Stakeholder: Kunden, Lieferanten, Behörden, externe Dienstleister, Öffentlichkeit.
Erstelle zunächst eine einfache Liste, ohne zu bewerten. Vergiss dabei nicht die weniger offensichtlichen Beteiligten: Wer könnte indirekt betroffen sein? Wer hat bei ähnlichen Projekten Einwände gehabt? Auch Personen ohne offiziellen Titel können großen Einfluss haben, wenn sie durch Erfahrung oder Netzwerke viel bewegen.
Einfluss und Interesse bewerten
Für jeden Stakeholder bewertest du zwei Dimensionen: Einfluss (Kann die Person das Projekt stoppen, verzögern oder beschleunigen?) und Interesse (Wie stark ist sie vom Projektergebnis betroffen?). Eine Skala von 1 bis 3 oder niedrig/mittel/hoch reicht für die meisten Projektarbeiten.
Hoch: Hat Budget- oder Ressourcenhoheit, kann Entscheidungen treffen oder blockieren, ist Prozessverantwortlicher, hat Zugriff auf Schlüsselwissen.
Mittel: Kann Teilaspekte beeinflussen, muss bei bestimmten Entscheidungen gehört werden, hat fachliche Autorität im Team.
Niedrig: Ist informiert, aber nicht entscheidungsbefugt. Kann das Projekt weder stoppen noch wesentlich beschleunigen.
Hoch: Arbeitsalltag ändert sich stark, trägt Verantwortung für Erfolg oder Misserfolg, wird an Ergebnissen gemessen.
Mittel: Ist teilweise betroffen, muss sich anpassen, hat aber auch andere Prioritäten.
Niedrig: Ist kaum betroffen, nimmt das Projekt nur am Rande wahr, hat keinen direkten Nutzen oder Schaden.
Wichtig: Begründe deine Einstufung kurz. Eine Tabelle mit der Spalte „Begründung" zeigt Prüfenden, dass du nicht willkürlich bewertet hast. Das unterscheidet eine gute Analyse von einer oberflächlichen Auflistung.
- Kann diese Person das Projekt stoppen oder verzögern?
- Entscheidet sie über Budget, Ressourcen oder Freigaben?
- Ändert sich ihr Arbeitsalltag durch das Projektergebnis?
- Wird sie an Erfolg oder Misserfolg des Projekts gemessen?
- Hat sie in der Vergangenheit bei ähnlichen Vorhaben Widerstand gezeigt?
Je mehr Fragen du mit "Ja" beantwortest, desto höher Einfluss und/oder Interesse.
Die Stakeholder-Matrix erstellen
Die Stakeholder-Matrix (auch Einfluss-Interesse-Matrix oder Power-Interest-Grid genannt) ist das zentrale Werkzeug, um deine Stakeholder zu priorisieren. Sie besteht aus zwei Achsen: Einfluss auf das Projekt (vertikal) und Interesse am Projekt (horizontal). Jeder Stakeholder wird in einem der vier Quadranten platziert.
1 = niedrig, 2 = mittel, 3 = hoch
Einfluss 3 + Interesse 3
→ Key Player
Einfluss 3 + Interesse 1
→ Keep Satisfied
Einfluss 1 + Interesse 3
→ Keep Informed
Einfluss 1 + Interesse 1
→ Minimal Effort
Bei mittleren Werten (2): Entscheide nach Risiko. Kann die Person das Projekt gefährden? Dann eher in Richtung Key Player / Keep Satisfied einordnen. Bei geringem Risiko eher Keep Informed / Minimal Effort.
Key Player (hoher Einfluss, hohes Interesse): Eng einbinden, regelmäßig abstimmen, Erwartungen aktiv managen.
Keep Satisfied (hoher Einfluss, niedriges Interesse): Zufriedenstellen, über wichtige Meilensteine informieren, nicht mit Details überfordern.
Keep Informed (niedriger Einfluss, hohes Interesse): Regelmäßig informieren, als Unterstützer gewinnen, Feedback einholen.
Minimal Effort (niedriger Einfluss, niedriges Interesse): Beobachten, gelegentlich informieren, Aufwand minimieren.
In deiner Projektarbeit kannst du die Matrix als Grafik darstellen oder als Tabelle. Beides ist üblich. Wichtig ist, dass du nicht nur einordnest, sondern auch ableitest, was du konkret tust.
Maßnahmen pro Quadrant ableiten
Die Matrix allein ist noch keine vollständige Analyse. Der Mehrwert entsteht, wenn du konkrete Maßnahmen ableitest: Wie kommunizierst du mit jedem Stakeholder? Welcher Kanal, welche Frequenz, welche Inhalte?
Key Player: Wöchentliches persönliches Meeting oder Call, Fokus auf Entscheidungen und Risiken, aktive Einbindung bei Meilensteinen.
Keep Satisfied: Monatlicher Statusbericht (max. 1 Seite), Fokus auf KPIs und Entscheidungsbedarf, keine operativen Details.
Keep Informed: Regelmäßige Updates per E-Mail oder Newsletter, Einladung zu Reviews, Möglichkeit für Feedback.
Minimal Effort: Information bei großen Meilensteinen, kein regelmäßiger Kontakt nötig.
Hinweis: Passe Kanal und Frequenz an Projektlaufzeit und Risiko an. Bei kurzen Projekten reichen seltenere Updates, bei kritischen Phasen erhöhst du die Frequenz.
Beispiel für Keep Satisfied: „Geschäftsführung → monatlicher 10-Minuten-Status per E-Mail, Fokus auf Budgetverbrauch und Meilenstein-Erreichung, Eskalation nur bei Entscheidungsbedarf."
Für deine Projektarbeit reicht meist ein Satz pro Stakeholder oder Gruppe. Ausführliche Kommunikationspläne sind bei größeren Projekten sinnvoll, bei Schul- und Hochschularbeiten aber selten gefordert.
Vorlage zum Kopieren
Die folgende Vorlage kannst du direkt in deine Projektarbeit kopieren. Zwei Zeilen sind ausgefüllt, drei leer zum Ergänzen.
| Stakeholder | Einfluss | Interesse | Quadrant | Maßnahme |
|---|---|---|---|---|
| IT-Leitung | 3 (Budgethoheit) | 3 (trägt Verantwortung) | Key Player | Wöchentl. Meeting |
| Geschäftsführung | 3 (kann stoppen) | 1 (kein Detailinteresse) | Keep Satisfied | Monatl. Status |
| [Stakeholder 3] | [1–3] ([Begründung]) | [1–3] ([Begründung]) | [Quadrant] | [Maßnahme] |
| [Stakeholder 4] | [1–3] ([Begründung]) | [1–3] ([Begründung]) | [Quadrant] | [Maßnahme] |
| [Stakeholder 5] | [1–3] ([Begründung]) | [1–3] ([Begründung]) | [Quadrant] | [Maßnahme] |
Wichtig: Die Begründung in Klammern zeigt Prüfenden, warum du so bewertet hast. Das ist der entscheidende Unterschied zu einer oberflächlichen Liste. Ergänze so viele Zeilen, wie für dein Projekt relevant sind.
Beispiel: IT-Projekt
Dieses Beispiel zeigt eine vollständige Stakeholderanalyse für ein typisches IT-Projekt: die Einführung eines neuen Ticketsystems in einem mittelständischen Unternehmen.
Key Player
IT-Leitung (Einfluss 3, Interesse 3) – Entscheidet über Budget und Ressourcen, wird an Prozessoptimierung gemessen. → Wöchentliches Meeting.
Support-Teamleitung (Einfluss 2, Interesse 3) – Nutzt das System täglich, muss das Team schulen. → Einbindung in Testphase, wöchentlicher Austausch.
Keep Satisfied
Geschäftsführung (Einfluss 3, Interesse 1) – Erwartet Kosteneinsparungen, will nicht in Details eingebunden werden. → Monatlicher Statusbericht.
Keep Informed
Support-Mitarbeitende (Einfluss 1, Interesse 3) – Arbeiten später mit dem System, haben Interesse an einfacher Bedienung. → Schulungen, Feedback-Runden vor Go-live.
Fachabteilungen (Einfluss 1, Interesse 2) – Melden Tickets, wollen wissen, wie sich Reaktionszeiten verbessern. → Info-Mail vor Go-live.
Minimal Effort
Externe Kunden (Einfluss 1, Interesse 1) – Profitieren indirekt von schnellerem Support. → Keine aktive Kommunikation nötig.
Das Beispiel zeigt, wie Bewertung und Maßnahmen zusammenhängen. Die Einstufung ist begründet, die Maßnahmen sind konkret. Dieses Format kannst du für dein eigenes Projekt übernehmen.
Beispiel: Betriebliches Projekt
Dieses Beispiel zeigt eine Stakeholderanalyse für ein Projekt im Bereich Personalentwicklung: die Einführung eines neuen Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende.
Key Player
Personalleitung (Einfluss 3, Interesse 3) – Auftraggeber, entscheidet über Umsetzung und Budget. → Wöchentliches Meeting, Abstimmung bei Meilensteinen.
Teamleitungen Fachabteilungen (Einfluss 2, Interesse 3) – Setzen den Prozess um, haben direkten Kontakt zu neuen Mitarbeitenden. → Einbindung in Konzeptphase, Feedback-Runden.
Keep Satisfied
Geschäftsführung (Einfluss 3, Interesse 1) – Interessiert an geringerer Fluktuation, will Ergebnisse sehen. → Quartalsweise Statusinfo.
Betriebsrat (Einfluss 2, Interesse 1) – Muss bei Prozessänderungen informiert werden, hat Mitbestimmungsrecht. → Frühzeitige Information, Abstimmung bei relevanten Änderungen.
Keep Informed
Neue Mitarbeitende (Einfluss 1, Interesse 3) – Profitieren vom verbesserten Onboarding. → Pilotgruppe für Test, Feedback nach Durchlauf.
Bestandsmitarbeitende (Einfluss 1, Interesse 2) – Unterstützen die Einarbeitung, brauchen Klarheit über ihre Rolle. → Info-Veranstaltung vor Rollout.
Minimal Effort
IT-Abteilung (Einfluss 1, Interesse 1) – Richtet Zugänge ein, ist aber nicht in den Prozess selbst involviert. → Anforderungen einmalig kommunizieren.
Die beiden Beispiele zeigen, wie sich Stakeholder je nach Projektart unterscheiden. Im IT-Projekt stehen technische Rollen im Fokus, im HR-Projekt die Personalstrukturen. Die Methodik bleibt gleich: identifizieren, bewerten, einordnen, Maßnahmen ableiten.
Wo kommt das in die Projektarbeit?
Die Stakeholderanalyse gehört typischerweise in den Methodik- oder Planungsabschnitt deiner Projektarbeit. Bei IHK-Projektdokumentationen ist das oft der Abschnitt „Projektplanung" oder „Projektumfeld". Bei Hochschularbeiten kann es auch im Kapitel „Methodik" oder „Vorgehensweise" stehen.
Umfang: Als Richtwert gilt oft ca. eine Seite, je nach Prüfungsordnung und Projektgröße auch mehr oder weniger. Das bedeutet typischerweise: eine Tabelle oder Matrix mit z. B. 5 bis 10 Stakeholdern plus eine kurze Interpretation (z. B. 5 bis 10 Zeilen). Bei kleinen Projekten können weniger Stakeholder relevant sein, bei komplexen Vorhaben entsprechend mehr. Die Interpretation erklärt, welche Erkenntnisse du aus der Analyse gezogen hast und wie sie dein Vorgehen beeinflusst.
„Die Analyse zeigt, dass IT-Leitung und Support-Teamleitung als Key Player die engste Abstimmung erfordern. Die Geschäftsführung wird als Keep Satisfied eingestuft und erhält monatliche Statusberichte ohne operative Details. Ein Risiko besteht bei den Support-Mitarbeitenden: Obwohl ihr formaler Einfluss gering ist, kann Widerstand bei der Einführung den Projekterfolg gefährden. Daher werden sie frühzeitig in die Testphase eingebunden und erhalten Schulungen vor dem Go-live."
Die genauen Vorgaben variieren je nach Prüfungsordnung. Bei IHK-Prüfungen ist die Stakeholderanalyse häufig explizit genannt oder erwartet. Bei Schulprojekten kann sie optional sein. Frag im Zweifel deine Betreuung, ob und in welchem Umfang sie erwartet wird.
Typische Fehler vermeiden
Ein häufiger Fehler ist, Stakeholder zu vergessen. Denke nicht nur an die offensichtlichen Beteiligten wie Auftraggeber und Teammitglieder. Auch indirekt Betroffene können das Projekt beeinflussen, etwa wenn eine Fachabteilung plötzlich Widerstand zeigt, weil sie sich übergangen fühlt.
Ein weiterer Fehler ist die Bewertung ohne Begründung. Eine Matrix, in der alle einfach eingetragen sind, zeigt kein methodisches Vorgehen. Die Begründung, warum jemand „Einfluss hoch" hat, macht den Unterschied zwischen einer oberflächlichen und einer reflektierten Analyse.
Vermeide auch, informelle Macht zu unterschätzen. Manche Stakeholder haben keinen offiziellen Titel, aber viel Einfluss durch Erfahrung, Netzwerke oder Vertrauen der Geschäftsführung. Ein langjähriger Mitarbeiter ohne Führungsposition kann mehr bewegen als ein neuer Abteilungsleiter. Bewerte nach tatsächlichem Einfluss, nicht nach Organigramm.
Schließlich solltest du nicht nur analysieren, sondern auch Maßnahmen ableiten. Eine Matrix ohne Handlungsempfehlungen ist nur eine Beschreibung. Zeige in deiner Projektarbeit, was du aus der Analyse konkret abgeleitet hast.
Wenn ein Stakeholder Widerstand zeigt: Ursache klären (fühlt sich übergangen? hat fachliche Bedenken? sieht Mehraufwand?), dann gezielt adressieren. Frühzeitig einbinden, Nutzen für die Person herausarbeiten, bei fachlichen Bedenken gemeinsam Lösung entwickeln.
Wenn du jemanden vergessen hast: Analyse aktualisieren, Person sofort einordnen und Maßnahme festlegen. In der Projektarbeit dokumentieren: „Im Projektverlauf wurde [Rolle] als zusätzlicher Stakeholder identifiziert und in die Analyse aufgenommen."
Zusammenfassung und nächster Schritt
Eine gute Stakeholderanalyse besteht aus drei Teilen: Identifikation der relevanten Personen, begründete Bewertung von Einfluss und Interesse, und konkrete Maßnahmen pro Quadrant. Das zeigt methodisches Vorgehen und hilft dir, Risiken frühzeitig zu erkennen.
Erstelle jetzt deine eigene Stakeholder-Liste. Nutze die Tabellenvorlage oben und fülle zunächst die Spalten Stakeholder, Rolle und Einfluss/Interesse aus. Dann ergänze die Begründungen und leite Maßnahmen ab. Prüfe am Ende: Habe ich jemanden vergessen, der das Projekt stoppen könnte?
Bei Fragen zur Einleitung, zum Fazit oder zur Methodik findest du weitere Ratgeber in unserer Wissensdatenbank.
Wenn du deine fertige Projektarbeit professionell binden lassen möchtest, findest du bei uns verschiedene Bindungsoptionen für unterschiedliche Anforderungen.
Häufig gestellte Fragen
Wann führe ich die Stakeholderanalyse durch?
Am besten zu Beginn des Projekts, bevor du mit der eigentlichen Umsetzung startest. So kannst du frühzeitig Widerstände erkennen und die richtigen Personen einbinden. Bei längeren Projekten lohnt sich eine Aktualisierung nach wichtigen Meilensteinen.
Wie bewerte ich Einfluss und Interesse konkret?
Nutze eine Skala von 1 bis 3 oder niedrig/mittel/hoch und begründe jede Einstufung kurz. Bei Einfluss fragst du: Hat die Person Budget-, Entscheidungs- oder Vetorecht? Bei Interesse: Wie stark verändert das Projektergebnis ihren Arbeitsalltag? Die Begründung zeigt Prüfenden, dass du reflektiert bewertet hast.
Welche Stakeholder muss ich nennen – darf ich anonymisieren?
Rollenbasierte Bezeichnungen wie „IT-Leitung" oder „Teamleitung Support" sind in der Regel der sicherere Weg und werden von den meisten Prüfenden akzeptiert. Sie vermeiden Datenschutzprobleme, besonders bei Sperrvermerken oder NDAs. Prüfe die Vorgaben deiner Prüfungsordnung und frag bei Unsicherheit deine Betreuung oder das Unternehmen.
Was mache ich, wenn ein Stakeholder in zwei Quadranten passt?
Das passiert oft bei mittleren Werten (2/2 oder Grenzfälle). Entscheide nach Risiko: Kann die Person das Projekt gefährden, wenn sie unzufrieden ist? Dann lieber eine Stufe höher einordnen. Bei 2/2 tendiere zu Keep Informed, wenn das Risiko gering ist, oder zu Key Player, wenn Widerstand den Erfolg gefährden könnte. Im Zweifel mehr kommunizieren als zu wenig.
Wie gehe ich mit informeller Macht um?
Manche Stakeholder haben keinen offiziellen Titel, aber viel Einfluss durch Erfahrung, Netzwerke oder Vertrauen der Geschäftsführung. Bewerte sie nach tatsächlichem Einfluss, nicht nach Organigramm. Ein langjähriger Mitarbeiter kann mehr bewegen als ein neuer Abteilungsleiter.
Muss die Stakeholderanalyse in die Projektarbeit?
Das hängt von den Vorgaben ab. Bei IHK-Projektarbeiten ist sie oft gefordert oder empfohlen. Typischer Platz ist der Methodik- oder Planungsabschnitt. Richtwert für den Umfang: oft ca. eine Seite mit Matrix plus kurzer Interpretation, je nach Prüfungsordnung auch mehr oder weniger. Frag deine Betreuung nach den konkreten Erwartungen.
Was ist der Unterschied zwischen Stakeholder und Shareholder?
Stakeholder sind alle Personen oder Gruppen, die vom Projekt betroffen sind oder es beeinflussen können. Shareholder sind speziell die Anteilseigner eines Unternehmens. Für deine Projektarbeit sind in der Regel Stakeholder relevant, also Auftraggeber, Kollegen, Kunden oder Lieferanten.
Was schreibe ich unter die Matrix?
Unter die Matrix gehört eine kurze Interpretation (ca. 3–5 Sätze): Welche Erkenntnisse hast du gewonnen? Wer sind die kritischen Stakeholder? Welche Risiken siehst du? Welche Konsequenzen ziehst du für dein Vorgehen? Das zeigt Prüfenden, dass du die Analyse nicht nur erstellt, sondern auch verstanden hast.
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