Inhaltsverzeichnis
Die Methodik deiner Projektarbeit beschreibt, wie du systematisch vom Problem zur Lösung kommst. Hier erfährst du, wie du Ist Analyse, Soll Konzept, Alternativen und Entscheidung strukturiert aufbaust, damit deine Vorgehensweise für Prüfende nachvollziehbar wird.
Die Methodik folgt vier Schritten: Erst dokumentierst du den aktuellen Zustand (Ist Analyse), dann definierst du den Zielzustand (Soll Konzept). Anschließend entwickelst du mehrere Lösungsalternativen und bewertest sie nach definierten Kriterien. Am Ende begründest du deine Entscheidung nachvollziehbar. Diese Struktur ist Standard bei IHK-Projektarbeiten, Studienarbeiten und vielen betrieblichen Projekten.
Wichtige Abgrenzung: Wenn in der Projektarbeit von „Methodik" die Rede ist, meint das die inhaltliche Vorgehenslogik im Hauptteil, also den Weg von der Analyse zur Entscheidung. Das ist etwas anderes als Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Wasserfall. Diese Frameworks beschreiben, wie du das Projekt organisierst und steuerst. Sie können in einem separaten Abschnitt zur Projektplanung oder Umsetzung erwähnt werden, gehören aber nicht in die Bewertungslogik von Ist, Soll und Alternativen.
Überblick: Die vier Schritte der Projektmethodik
Die Projektmethodik gibt deiner Arbeit eine logische Struktur. Prüfende erwarten, dass du nicht einfach eine Lösung präsentierst, sondern zeigst, wie du zu dieser Lösung gekommen bist. Die vier Schritte bauen aufeinander auf und bilden das Rückgrat deines Hauptteils.
3.1 Ist-Analyse
Aktueller Prozess, Pain Points, Kennzahlen, Rahmenbedingungen
3.2 Soll-Konzept
Ziele, Muss-/Kann-Anforderungen, nicht-funktionale Kriterien, Messgrößen
3.3 Alternativen und Bewertung
Optionen inkl. Nullalternative, Kriterien, Gewichtung, Bewertungsmethode
3.4 Entscheidung
Gewählte Lösung, Begründung, Trade-offs, Risiken und Gegenmaßnahmen
Tipp: Die Kapitelnummern passt du an deine Gliederung an. Bei manchen Arbeiten ist die Methodik Kapitel 4 oder 5.
Formulierungsbausteine für den Einstieg: Für die Ist-Analyse kannst du schreiben: „Im Folgenden wird der aktuelle Prozess dokumentiert, um die Ausgangslage für das Projekt zu definieren." Beim Soll-Konzept passt: „Aus den identifizierten Schwachstellen werden die Anforderungen an die Ziellösung abgeleitet." Für die Alternativen eignet sich: „Zur Erreichung der definierten Ziele werden drei Lösungsansätze verglichen."
Die Ist Analyse: Ausgangslage dokumentieren
Die Ist Analyse ist das Fundament deiner Methodik. Hier dokumentierst du sachlich und neutral, wie die Situation aktuell aussieht. Du beschreibst, nicht du bewertest. Kritik und Verbesserungsvorschläge kommen später.
Beginne mit der Beschreibung des aktuellen Prozesses. Wie läuft der Vorgang heute ab? Wer ist beteiligt? Welche Systeme oder Werkzeuge werden genutzt? Bei einer IT-Projektarbeit beschreibst du etwa die bestehende Software, Schnittstellen und Datenflüsse. Bei einem kaufmännischen Projekt dokumentierst du Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten und verwendete Formulare.
Dann identifizierst du Schwachstellen und Probleme. Wo entstehen Verzögerungen? Welche Fehler treten auf? Was kostet unnötig Zeit oder Geld? Belege deine Aussagen möglichst mit Zahlen: Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten, Kosten pro Vorgang. Konkrete Daten machen die Problemstellung greifbar.
Schließlich erfasst du die Rahmenbedingungen. Welche technischen, organisatorischen oder finanziellen Vorgaben gibt es? Welche Schnittstellen müssen erhalten bleiben? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Diese Einschränkungen beeinflussen später die Auswahl der Alternativen.
Visualisiere komplexe Prozesse mit einem Flussdiagramm oder einer Prozessdarstellung. Das macht die Ist-Situation für Lesende schneller erfassbar und zeigt, dass du den Ablauf durchdrungen hast.
Schnellcheck Ist-Analyse
- Aktueller Prozess mit allen relevanten Schritten beschrieben
- Beteiligte, Systeme und Schnittstellen genannt
- Zahlen zu Häufigkeit, Volumen oder Bearbeitungszeit vorhanden
- Schwachstellen und Pain Points dokumentiert
- Fehlerkosten oder Zeitverluste beziffert
- Technische, organisatorische und finanzielle Rahmenbedingungen erfasst
- Nur Beschreibung, keine Bewertung
Das Soll Konzept: Zielzustand definieren
Das Soll Konzept beschreibt, wie die Situation nach Abschluss deines Projekts aussehen soll. Es definiert konkrete Anforderungen und messbare Ziele. Ohne klares Soll Konzept fehlt der Maßstab, an dem du später den Erfolg messen kannst.
Formuliere funktionale Anforderungen. Was muss die Lösung können? Welche Funktionen sind zwingend, welche wünschenswert? Bei einer Software sind das etwa Eingabemasken, Berechnungen oder Exportfunktionen. Bei einem Prozessverbesserungsprojekt sind es Arbeitsschritte, Verantwortlichkeiten oder Schnittstellen.
Ergänze nicht-funktionale Anforderungen. Wie schnell muss die Lösung sein? Welche Verfügbarkeit wird erwartet? Welche Sicherheitsstandards gelten? Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben Qualitätskriterien wie Performance, Bedienbarkeit oder Wartbarkeit.
Definiere messbare Ziele. Statt „Der Prozess soll schneller werden" formulierst du „Die Bearbeitungszeit pro Vorgang soll von 15 auf unter 5 Minuten sinken". Messbare Ziele machen den Projekterfolg prüfbar und helfen dir später bei der Ergebnisdokumentation.
Die Differenz zwischen Ist und Soll zeigt die Lücke, die dein Projekt schließen soll. Je klarer du beide Zustände beschreibst, desto nachvollziehbarer wird, warum das Projekt notwendig ist.
Schnellcheck Soll-Konzept
- Mindestens ein messbares Ziel formuliert (Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Kostengrenze)
- Funktionale Anforderungen als Muss und Kann priorisiert
- Nicht-funktionale Anforderungen berücksichtigt (Performance, Sicherheit, Wartbarkeit)
- Abnahmekriterien definiert, an denen der Projekterfolg gemessen wird
- Schnittstellen zu bestehenden Systemen genannt
- Datenschutz oder Compliance geprüft und dokumentiert (falls relevant)
- Soll-Konzept passt zu den Schwachstellen der Ist-Analyse
Alternativen entwickeln und vergleichen
Nach Ist Analyse und Soll Konzept entwickelst du verschiedene Lösungsalternativen. Prüfende erwarten, dass du nicht nur eine Lösung präsentierst, sondern mehrere Optionen gegeneinander abwägst. Das zeigt, dass du das Problem von verschiedenen Seiten betrachtet hast.
Typischerweise vergleichst du drei bis vier Alternativen. Eine davon ist oft die Nullalternative: Was passiert, wenn alles beim Alten bleibt? Diese Option zeigt, warum Handeln nötig ist. Die anderen Alternativen unterscheiden sich etwa in Technologie, Umfang, Kosten oder Umsetzungszeitraum.
Für den Vergleich brauchst du Bewertungskriterien. Diese leitest du aus dem Soll Konzept ab: Funktionsumfang, Kosten, Zeitaufwand, Risiko, Erweiterbarkeit, Benutzerfreundlichkeit. Die Kriterien sollten zur Projektsituation passen. Bei einem Projekt mit engem Budget wiegt der Kostenfaktor stärker, bei einem zeitkritischen Projekt der Implementierungsaufwand.
Die Nutzwertanalyse ist eine bewährte Methode für den Vergleich. Du gewichtest die Kriterien nach ihrer Bedeutung, bewertest jede Alternative pro Kriterium mit Punkten und errechnest einen Gesamtwert. Das Ergebnis ist eine nachvollziehbare Rangfolge. Alternativ kannst du eine Kosten-Nutzen-Analyse oder einen strukturierten Pro-Contra-Vergleich nutzen.
Beschreibe jede Alternative fair. Auch wenn du schon ahnst, welche du wählen wirst, sollte der Vergleich objektiv wirken. Nenne Vorteile und Nachteile jeder Option. Wenn eine Alternative offensichtlich ungeeignet ist, erkläre kurz warum, aber führe sie trotzdem auf.
IHK-Projektarbeiten, Hochschularbeiten und betriebliche Projekte haben unterschiedliche Erwartungen. Die IHK fordert häufig eine Nullalternative und mindestens drei Optionen. Hochschulen legen oft mehr Wert auf theoretische Fundierung der Kriterien. Im betrieblichen Kontext zählt vor allem Praxistauglichkeit. Orientiere dich immer an deiner Aufgabenstellung, dem Leitfaden deiner Institution und den Hinweisen deiner Betreuung. Wenn dort keine Vorgaben stehen, frag nach.
Schnellcheck Alternativen
- Mindestens zwei bis vier ernsthafte Optionen verglichen
- Nullalternative (Status quo) dabei
- Alle Alternativen mit denselben Kriterien bewertet
- Kriterien vor der Bewertung festgelegt und gewichtet
- Datenbasis für alle Optionen vergleichbar
- Keine Alibi-Alternativen, die offensichtlich nicht funktionieren
- Vor- und Nachteile jeder Option genannt
Die Entscheidung begründen
Am Ende des Vergleichs steht die begründete Entscheidung. Du nennst die gewählte Alternative und erklärst, warum sie am besten zu den Anforderungen passt. Die Begründung ist der wichtigste Teil: Prüfende wollen verstehen, wie du zu deiner Wahl gekommen bist.
Beziehe dich auf die Ergebnisse der Bewertung. Wenn du eine Nutzwertanalyse gemacht hast, nenne den Gesamtwert der gewählten Alternative im Vergleich zu den anderen. Wenn bestimmte Kriterien besonders wichtig waren, erkläre, warum die gewählte Option dort überzeugt.
Manchmal ist die Alternative mit dem höchsten Gesamtwert nicht die beste Wahl. Vielleicht übersteigt sie das Budget oder ist zu riskant. In solchen Fällen begründest du, warum du einen Kompromiss eingehst. Das zeigt, dass du die Realität des Projekts verstanden hast.
Benenne auch Risiken und Einschränkungen der gewählten Lösung. Keine Alternative ist perfekt. Indem du Schwächen offen ansprichst, zeigst du Reflexionsfähigkeit. Gleichzeitig kannst du erklären, wie du mit diesen Risiken umgehen wirst.
Die Entscheidung muss nachvollziehbar sein. Lesende, die nur diesen Abschnitt lesen, sollten verstehen, warum du diese und keine andere Option gewählt hast. Vermeide Formulierungen wie „nach reiflicher Überlegung" ohne konkrete Begründung.
Schnellcheck Entscheidung
- Gewählte Alternative klar benannt
- Bezug auf die zwei bis drei wichtigsten Bewertungskriterien
- Trade-offs transparent gemacht (falls nicht die punktbeste Option gewählt)
- Erklärt, warum die Vorteile die Nachteile überwiegen
- Risiken der gewählten Lösung genannt
- Gegenmaßnahmen für diese Risiken skizziert
- Begründung auch ohne Kenntnis der vorherigen Abschnitte verständlich
Beispiel: Methodik einer IT-Projektarbeit
Hier siehst du, wie die vier Schritte in einer IHK-Projektarbeit im IT-Bereich aussehen können. Das Beispiel zeigt die Einführung eines Ticket-Systems für den IT-Support.
Supportanfragen gehen per E-Mail, Telefon und persönlich ein. Es gibt keine zentrale Erfassung. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt 2,3 Tage. 15 Prozent der Anfragen gehen verloren oder werden doppelt bearbeitet. Die IT-Abteilung umfasst 3 Mitarbeitende, die etwa 120 Anfragen pro Monat bearbeiten.
Alle Anfragen werden zentral erfasst und kategorisiert. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit sinkt auf unter 1 Tag. Keine Anfrage geht mehr verloren. Auswertungen zeigen häufige Problemkategorien und Bearbeitungszeiten. Das System muss sich in die bestehende Active Directory integrieren und von außen erreichbar sein.
Alternative 1: Nullalternative (Status quo beibehalten). Alternative 2: Open-Source-Lösung (OTRS/Znuny) selbst betrieben. Alternative 3: Cloud-Lösung
(Freshdesk) als SaaS. Alternative 4: Kaufsoftware (Jira Service Management)
mit eigenem Server.
Bewertungskriterien: Funktionsumfang (25%), Kosten über 3 Jahre (30%), Implementierungsaufwand
(20%), Erweiterbarkeit (15%), Datenschutz (10%).
Kosten erhielten mit 30 Prozent das höchste Gewicht, weil das Budget auf maximal 5.000 Euro für drei Jahre begrenzt war. Funktionsumfang folgt mit 25 Prozent, da alle Muss-Anforderungen erfüllt sein müssen. Implementierungsaufwand ist mit 20 Prozent relevant, weil das Projekt innerhalb von 35 Stunden abgeschlossen werden muss. Datenschutz erhielt nur 10 Prozent, weil alle Alternativen die DSGVO-Anforderungen erfüllen.
Die Wahl fällt auf Alternative 2 (Znuny). Die Open-Source-Lösung erreicht mit 78 von 100 Punkten den höchsten Gesamtwert. Sie erfüllt alle funktionalen Anforderungen, verursacht die geringsten laufenden Kosten und ermöglicht volle Kontrolle über die Daten. Der höhere Implementierungsaufwand wird durch das vorhandene Linux-Know-how im Team kompensiert.
Das Beispiel zeigt die Struktur in kompakter Form. In deiner Arbeit sind die einzelnen Abschnitte ausführlicher und enthalten mehr Details, Zahlen und Begründungen.
Angenommen, im gleichen Projekt würde der Datenschutz mit 40 Prozent gewichtet, weil sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden und eine Cloud-Lösung nach interner Prüfung nicht den Compliance-Anforderungen entspricht. In diesem Fall würde Alternative 3 ausscheiden und die Entscheidung fiele zwischen Znuny und Jira Service Management. Das zeigt: Die Gewichtung der Kriterien beeinflusst das Ergebnis maßgeblich. Begründe deshalb immer, warum du die Gewichte so gesetzt hast.
Typische Fehler vermeiden
Ist Analyse und Bewertung vermischen: In der Ist Analyse beschreibst du nur. Aussagen wie „Der Prozess ist ineffizient" sind Bewertungen und gehören in die Problemstellung oder zum Soll-Ist-Vergleich. Schreibe stattdessen „Der Prozess umfasst 12 Arbeitsschritte und dauert durchschnittlich 45 Minuten".
Soll Konzept zu vage formulieren: „Das System soll benutzerfreundlich sein" ist keine messbare Anforderung. Formuliere konkret: „Neue Mitarbeitende sollen nach einer Stunde Einweisung selbstständig Tickets erfassen können". Je konkreter das Soll, desto besser kannst du später den Erfolg belegen.
Alibi-Alternativen aufführen: Alternativen, die offensichtlich ungeeignet sind, wirken wie Füllmaterial. Wenn du schreibst „Alternative 3: Alles händisch machen (nicht realistisch)", hast du keine echte Alternative verglichen. Wähle Optionen, die ernsthaft in Frage kommen.
Kriterien nachträglich anpassen: Die Bewertungskriterien und ihre Gewichtung legst du vor dem Vergleich fest. Wenn du merkst, dass deine Wunschlösung schlecht abschneidet, darfst du die Kriterien nicht ändern, um das Ergebnis zu beeinflussen. Das fällt erfahrenen Prüfenden auf.
Entscheidung ohne Rückbezug: Die Entscheidung muss sich auf die vorherige Analyse beziehen. Wenn du schreibst „Ich habe mich für Lösung X entschieden, weil sie modern ist", fehlt der Bezug zu deinen Kriterien. Beziehe dich auf Funktionsumfang, Kosten, Aufwand oder andere definierte Maßstäbe.
Nächster Schritt: Von der Methodik zur Umsetzung
Mit der begründeten Entscheidung ist die methodische Grundlage gelegt. Im nächsten Kapitel deiner Arbeit beschreibst du die Umsetzung: Wie hast du die gewählte Lösung realisiert? Welche Schritte waren nötig? Welche Probleme sind aufgetreten und wie hast du sie gelöst?
Die Methodik bildet zusammen mit der Einleitung und dem Fazit das Gerüst deiner Arbeit. In der Einleitung kündigst du an, was du untersuchen wirst. In der Methodik zeigst du, wie du vorgehst. Im Fazit bewertest du, ob die Ziele erreicht wurden.
Für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung kannst du die Zahlen aus der Alternativenbewertung nutzen. Kosten, Einsparungen und Amortisationszeit ergänzen deine Entscheidungsbegründung um eine betriebswirtschaftliche Perspektive.
Wenn deine Projektarbeit fertig geschrieben ist, prüfe die Gliederung noch einmal: Passen Ist Analyse, Soll Konzept, Alternativen und Entscheidung in den logischen Ablauf? Stimmen die Kapitelüberschriften mit dem Inhalt überein?
Wenn alles passt, kannst du deine Projektarbeit als PDF exportieren und drucken und binden lassen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Ist Analyse und Soll Konzept?
Die Ist Analyse beschreibt den aktuellen Zustand mit Prozessen, Problemen und Rahmenbedingungen. Das Soll Konzept definiert den angestrebten Zielzustand. Beide zusammen zeigen die Lücke, die dein Projekt schließen soll.
Wie schreibe ich die Methodik, wenn ich nur zwei sinnvolle Alternativen habe?
Zwei echte Alternativen plus Nullalternative sind ausreichend, wenn du das begründest. Schreibe etwa: „Weitere Optionen wurden geprüft, scheiden aber wegen X aus." Wichtiger als die Anzahl ist die nachvollziehbare Bewertung. Prüfe vorab, ob deine Prüfungsordnung eine Mindestanzahl vorgibt.
Was mache ich, wenn die beste Alternative am Budget oder Datenschutz scheitert?
Dokumentiere den Konflikt transparent. Zeige, dass Alternative A nach Nutzwert vorn liegt, aber Kriterium X (Budget/Datenschutz) ein K.O.-Kriterium ist. Wähle dann die nächstbeste Option und begründe den Trade-off. Das zeigt Prüfenden, dass du reale Projektbedingungen verstehst.
Wie detailliert muss die Ist Analyse sein?
Als Richtwert: Die Ist Analyse umfasst bei einer 15- bis 20-seitigen Arbeit etwa 2 bis 4 Seiten. Wichtiger als die Länge ist die Relevanz. Beschreibe nur, was für die spätere Entscheidung zählt. Orientiere dich an deiner Aufgabenstellung und besprich den Detailgrad mit deiner Betreuung.
Muss ich immer eine Nutzwertanalyse machen?
Nein, aber eine strukturierte Bewertungsmethode wird erwartet. Die Nutzwertanalyse ist beliebt, weil sie nachvollziehbar ist. Alternativen sind Kosten-Nutzen-Analyse, Entscheidungsmatrix oder Pro-Contra-Vergleich. Wichtig ist die Begründung, nicht die Methode selbst.
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