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Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zeigt, ob sich dein Projekt für den Betrieb lohnt. In diesem Artikel bekommst du Tabellen-Vorlagen, konkrete Rechenwege für Kosten und Nutzen, eine Prüfer-Checkliste und Beispiele für die Risikoanalyse.
Wirtschaftlichkeit in der Projektarbeit bedeutet: Aufwand schätzen (Stunden, Ressourcen), Kosten berechnen (einmalig und laufend), Nutzen beziffern (Einsparungen, Effizienzgewinn, Risikovermeidung) und Risiken mit Gegenmaßnahmen benennen. Bei IHK-Projektarbeiten wird häufig eine Amortisationsrechnung erwartet. Prüfe die Vorgaben deiner Kammer, denn der geforderte Umfang variiert.
Was ist eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung?
Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist ein zentraler Teil vieler Projektarbeiten, besonders bei IHK-Abschlüssen in IT-Berufen. Du zeigst damit, dass du nicht nur technisch denken kannst, sondern auch betriebswirtschaftlich. Das Ziel: Nachweisen, dass der Nutzen des Projekts die Kosten übersteigt oder zumindest rechtfertigt.
In der Praxis prüfst du drei Fragen. Was kostet das Projekt an Zeit, Personal und Material? Welchen Nutzen bringt es dem Unternehmen? Welche Risiken könnten den Erfolg gefährden? Diese drei Perspektiven bilden das Grundgerüst deiner Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und unterscheiden sie von einer reinen Kostenaufstellung.
Abgrenzung: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vs. Kosten-Nutzen-Analyse vs. Amortisation vs. ROI
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber unterschiedliche Dinge. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist der Oberbegriff und umfasst alle wirtschaftlichen Aspekte deines Projekts: Kosten, Nutzen, Risiken und eine Bewertung. Die Kosten-Nutzen-Analyse ist ein Teil davon und stellt Projektkosten dem erwarteten Nutzen gegenüber.
Die Amortisationsrechnung beantwortet eine konkrete Frage: Ab wann hat sich das Projekt bezahlt gemacht? Du teilst die Investition durch die jährliche Einsparung und erhältst die Amortisationsdauer. Der Return on Investment (ROI) geht einen Schritt weiter und zeigt die Rentabilität als Prozentwert: Wie viel bekommst du für jeden investierten Euro zurück?
Prüfer erwarten in der Regel eine vollständige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung mit mindestens einer Amortisationsrechnung. Der ROI ist ein Bonus, aber selten Pflicht. Frag im Zweifel deinen Betreuer oder prüfe die Handreichung deiner IHK.
Prüfer-Checkliste: Das wird erwartet
Bevor du in die Details gehst, hier ein Schnellcheck. Diese Punkte erwarten Prüfer typischerweise in einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Nutze die Liste als Kontrolle, bevor du abgibst.
- Annahmen transparent gemacht: Stundensatz, Nutzungsdauer, Mengengerüst als Annahme gekennzeichnet
- Betrachtungszeitraum definiert: 12, 24 oder 36 Monate mit kurzer Begründung
- Einmalkosten und laufende Kosten getrennt: Projektaufwand vs. Wartung, Lizenzen pro Jahr
- Nutzen nachvollziehbar hergeleitet: Rechenweg sichtbar, nicht nur Endergebnis
- Risiken mit Maßnahmen genannt: Mindestens 3 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Gegenmaßnahme
- Ergebnis als klare Aussage: „Das Projekt amortisiert sich nach X Monaten" oder „Der qualitative Nutzen rechtfertigt die Kosten, weil..."
Aufwandsschätzung: Stunden und Ressourcen planen
Die Aufwandsschätzung ist die Basis für alle weiteren Berechnungen. Du zerlegst dein Projekt in einzelne Arbeitspakete und schätzt für jedes Paket die benötigte Zeit. Diese Schätzung sollte realistisch sein, nicht optimistisch. Prüfer merken schnell, wenn die Zahlen nicht zur tatsächlichen Projektlaufzeit passen.
Beginne mit einer Übersicht deiner Projektphasen. Bei einer IT-Projektarbeit könnten das Planung, Konzeption, Implementierung, Test und Dokumentation sein. Schätze für jede Phase die Stunden, die du selbst investierst, und addiere Zeiten für Abstimmungen, Reviews oder Unterstützung durch Kollegen.
Ein Beispiel: Du planst ein Projekt mit 35 Stunden Bearbeitungszeit laut IHK-Vorgabe. Die Verteilung könnte so aussehen: Planung 5 Stunden, Konzeption 8 Stunden, Implementierung 12 Stunden, Test 5 Stunden, Dokumentation 5 Stunden. Pufferzeiten für Unvorhergesehenes sind in den einzelnen Phasen enthalten.
Vergiss nicht die Ressourcen jenseits deiner Arbeitszeit. Testumgebungen, Lizenzen oder Hardware gehören ebenfalls in die Aufwandsschätzung. Auch wenn der Betrieb diese Ressourcen bereits besitzt, erwähne sie. Das zeigt, dass du das Gesamtbild im Blick hast.
Kostenarten mit Tabellen-Vorlage
Die Kostenberechnung übersetzt deinen Aufwand in Euro. Dabei trennst du einmalige Kosten (Projektaufwand, Anschaffungen) von laufenden Kosten (Wartung, jährliche Lizenzen). Diese Trennung ist wichtig für die Amortisationsrechnung, denn nur die Einmalkosten rechnest du gegen den jährlichen Nutzen.
Personalkosten sind meist der größte Posten. Multipliziere die geschätzten Stunden mit dem internen Stundensatz. Dieser liegt je nach Branche zwischen 40 und 80 Euro pro Stunde. Falls du keinen Wert bekommst, triff eine begründete Annahme und kennzeichne sie als solche.
Sachkosten umfassen Hardware, Software und Lizenzen. Hier unterscheidest du ebenfalls: Einmalige Anschaffungen (Server, Einrichtungsgebühr) versus laufende Kosten (Cloud-Abo pro Monat, Wartungsvertrag pro Jahr). Gemeinkosten wie Miete oder Strom werden oft über einen Zuschlag pauschal abgedeckt oder weggelassen, wenn sie projektunspezifisch sind.
Tabellen-Vorlage Kostenaufstellung
Eigenleistung (Azubi)
Unterstützung Fachkraft
Softwarelizenz (einmalig)
Cloud-Hosting
Hinweis: Die Stundensätze sind Annahmen (branchenübliche Richtwerte). Passe sie an die Vorgaben deines Betriebs an.
Annahmen und Betrachtungszeitraum festlegen
Bevor du Kosten und Nutzen gegenüberstellst, musst du zwei Dinge klären: Welche Annahmen liegen deinen Zahlen zugrunde? Und über welchen Betrachtungszeitraum rechnest du? Beides sollte explizit in deiner Dokumentation stehen.
Annahmen betreffen zum Beispiel den Stundensatz, die erwartete Nutzungshäufigkeit oder die Lebensdauer der Lösung. Kennzeichne sie klar, etwa so: „Annahme: 50 Vorgänge pro Woche, basierend auf Erfahrungswerten der Abteilung." Bei unsicheren Zahlen kannst du eine Spannbreite angeben (Best Case, Worst Case) oder einen mittleren Wert wählen und das Risiko einer Abweichung benennen.
Der Betrachtungszeitraum hängt von der erwarteten Nutzungsdauer ab. Bei Software mit schnellem Technologiewandel sind 24 Monate realistisch, bei langlebiger Infrastruktur auch 36 Monate. Begründe deine Wahl kurz: „Betrachtungszeitraum 24 Monate, da die eingesetzte Technologie erfahrungsgemäß in diesem Rhythmus aktualisiert wird."
Wenn du nicht weißt, ob eine Zahl stimmt, rechne mit einem konservativen Wert (eher weniger Nutzen, eher mehr Kosten). So bist du auf der sicheren Seite und deine Argumentation bleibt glaubwürdig, auch wenn die realen Werte abweichen.
Nutzen bewerten: drei Rechenwege
Der Nutzen deines Projekts rechtfertigt die Kosten. Dabei unterscheidest du quantitativen Nutzen, den du in Euro beziffern kannst, und qualitativen Nutzen, der sich nicht direkt in Geld ausdrücken lässt. Hier sind drei typische Rechenwege für quantitativen Nutzen, die du an dein Projekt anpassen kannst.
Rechenweg 1: Zeitersparnis
Dein Projekt automatisiert einen Prozess und spart Zeit. Die Formel: Zeitersparnis pro Vorgang mal Anzahl Vorgänge pro Jahr mal Stundensatz. Beispiel: 6 Minuten Ersparnis pro Vorgang, 600 Vorgänge pro Jahr, Stundensatz 60 Euro. Das ergibt: (6/60) mal 600 mal 60 gleich 3.600 Euro pro Jahr. Diesen Wert nutzen wir im Amortisationsbeispiel weiter unten.
Rechenweg 2: Fehlerkostenreduktion
Dein Projekt reduziert Fehler, die bisher Nacharbeit verursacht haben. Die Formel: Fehlerquote (alt) minus Fehlerquote (neu) mal Anzahl Vorgänge mal Kosten pro Fehler. Beispiel: Fehlerquote sinkt von 5 auf 1 Prozent bei 1.000 Vorgängen, Korrekturaufwand 30 Euro pro Fehler. Das ergibt: (0,05 minus 0,01) mal 1.000 mal 30 gleich 1.200 Euro pro Jahr.
Rechenweg 3: Vermiedene Ausfallkosten
Dein Projekt erhöht die Verfügbarkeit eines Systems und vermeidet Ausfälle. Die Formel: Erwartete Ausfallzeit (alt) minus Ausfallzeit (neu) mal Kosten pro Stunde Ausfall. Beispiel: Ausfallzeit sinkt von 8 auf 2 Stunden pro Jahr, Ausfallkosten 500 Euro pro Stunde (Produktionsausfall, Mitarbeiter-Leerlauf). Das ergibt: (8 minus 2) mal 500 gleich 3.000 Euro pro Jahr.
Qualitativer Nutzen ergänzt die Rechnung. Höhere Datensicherheit, bessere Compliance, gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit oder ein professionellerer Außenauftritt lassen sich nicht immer in Euro beziffern. Benenne sie trotzdem und begründe, warum sie für den Betrieb relevant sind.
Kosten-Nutzen-Analyse mit Amortisation
In der Kosten-Nutzen-Analyse bringst du beide Seiten zusammen. Du stellst die Projektkosten dem erwarteten Nutzen gegenüber und berechnest, ab wann sich das Projekt amortisiert. Diese Gegenüberstellung ist oft der Kern der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
Die Amortisationsrechnung ist die gängigste Methode. Du teilst die Einmalkosten durch den jährlichen Nettonutzen (Nutzen minus laufende Kosten). Das Ergebnis ist die Amortisationsdauer in Jahren oder Monaten. Liegt sie innerhalb deines Betrachtungszeitraums, rechnet sich das Projekt.
Basis: Kosten aus Tabelle, Nutzen aus Rechenweg 1.
- Einmalkosten 2.250 €
- Laufende Kosten/Jahr 300 €
- Jährlicher Nutzen 3.600 €
- Jährlicher Nettonutzen 3.300 €
Ergebnis: Das Projekt amortisiert sich nach etwa 8 Monaten. Im Betrachtungszeitraum von 24 Monaten ergibt sich ein Gesamtüberschuss von rund 4.350 Euro (2 mal 3.300 minus 2.250).
Der Return on Investment (ROI) zeigt die Rentabilität als Prozentwert. Formel: (Gesamtnutzen minus Gesamtkosten) geteilt durch Gesamtkosten mal 100. Im Beispiel über 24 Monate: Gesamtnutzen 7.200 Euro, Gesamtkosten 2.850 Euro (Einmal plus 2 mal laufend), ROI gleich (7.200 minus 2.850) geteilt durch 2.850 mal 100 gleich 153 Prozent.
Risiken identifizieren (mit Beispiel-Tabelle)
Die Risikoanalyse zeigt, dass du mögliche Probleme im Blick hast und vorbereitet bist. Du identifizierst Risiken, bewertest ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung und nennst Gegenmaßnahmen. Für eine Projektarbeit reichen drei bis fünf relevante Risiken.
Typische Risiken in IT-Projektarbeiten sind technische Schwierigkeiten (Schnittstellen funktionieren nicht wie erwartet), Ressourcenengpässe (Testumgebung steht nicht rechtzeitig bereit), Zeitverzögerungen (Abstimmungen dauern länger als geplant) und Akzeptanzprobleme (Anwender nehmen die neue Lösung nicht an).
Beispiel-Tabelle Risikoanalyse
Schnittstelle zur Bestandssoftware funktioniert nicht wie dokumentiert
Maßnahme: Frühe Testphase einplanen, Fallback über manuellen Import
Restrisiko: Gering (Fallback vorhanden)
Testumgebung steht nicht rechtzeitig bereit
Maßnahme: Ressourcen frühzeitig reservieren, lokale Testumgebung als Alternative
Restrisiko: Gering (Alternative verfügbar)
Anwender akzeptieren neue Lösung nicht
Maßnahme: Anwender früh einbinden, Kurzschulung anbieten, Feedback einholen
Restrisiko: Mittel (Akzeptanz nicht garantiert)
Jede Zeile zeigt: Was kann passieren, wie wahrscheinlich ist es, wie schwer wiegt es, und was tust du dagegen? Diese Struktur reicht für eine Projektarbeit aus und zeigt Prüfern, dass du vorausschauend planst.
Typische Fehler vermeiden
Einmalkosten und laufende Kosten vermischen: Wenn du alles in einen Topf wirfst, wird die Amortisationsrechnung falsch. Trenne beide Kategorien sauber und rechne nur die Einmalkosten gegen den jährlichen Nutzen.
Nutzen ohne Rechenweg: Du schreibst, das Projekt spart 5.000 Euro pro Jahr, aber zeigst nicht, wie du darauf kommst. Jede Nutzenschätzung braucht eine nachvollziehbare Herleitung. Zeitersparnis mal Vorgänge mal Stundensatz ist besser als eine Zahl ohne Kontext.
Annahmen nicht kennzeichnen: Wenn du einen Stundensatz von 60 Euro verwendest, aber nicht sagst, woher der Wert kommt, wirkt die Rechnung beliebig. Schreib dazu: „Annahme basierend auf..." oder „Vorgabe des Betriebs".
Betrachtungszeitraum vergessen: Ohne Zeitrahmen ist die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung unvollständig. Definiere, ob du 12, 24 oder 36 Monate betrachtest, und begründe die Wahl kurz.
Abschluss-Check und nächster Schritt
Bevor du abgibst, prüfe deine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung in fünf Minuten:
- Sind alle Annahmen (Stundensatz, Mengengerüst) gekennzeichnet?
- Ist der Betrachtungszeitraum definiert und begründet?
- Sind Einmalkosten und laufende Kosten getrennt aufgeführt?
- Ist der Nutzen mit sichtbarem Rechenweg hergeleitet?
- Sind mindestens drei Risiken mit Gegenmaßnahmen genannt?
- Endet die Betrachtung mit einer klaren Aussage (Amortisation oder qualitative Begründung)?
Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist Teil deiner Gliederung und fließt in das Fazit ein. Dort ziehst du das Resümee: Hat sich das Projekt gelohnt? Wurden die wirtschaftlichen Ziele erreicht?
Wenn du mit dem Schreiben fertig bist, prüfe Formatierung und Layout. Ein sauberes Deckblatt, ein korrektes Literaturverzeichnis und eine vollständige Ergebnisdokumentation runden deine Arbeit ab. Wenn deine Projektarbeit druckfertig ist, kannst du sie bei BachelorHero online konfigurieren.
Häufig gestellte Fragen
Wie trenne ich Einmalkosten und laufende Kosten in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung?
Einmalkosten (Projektaufwand, Anschaffungen) fallen nur zur Einführung an. Laufende Kosten (Wartung, Lizenzen pro Jahr) entstehen wiederkehrend. Führe beide in getrennten Zeilen auf und rechne bei der Amortisation nur die Einmalkosten gegen den jährlichen Nutzen. So wird die Rechnung nachvollziehbar.
Welchen Betrachtungszeitraum wähle ich für die Amortisation?
Üblich sind 12, 24 oder 36 Monate, abhängig von der erwarteten Nutzungsdauer der Lösung. Begründe deine Wahl kurz: Bei Software mit schnellem Technologiewandel sind 24 Monate realistisch, bei langlebiger Infrastruktur auch 36 Monate. Prüfe, ob deine Kammer oder dein Betrieb Vorgaben macht.
Was mache ich, wenn ich keinen Stundensatz vom Betrieb bekomme?
Triff eine begründete Annahme und kennzeichne sie als solche. Schreibe zum Beispiel: „Annahme: interner Stundensatz 60 Euro (branchenüblicher Richtwert für IT-Fachkräfte, Spannbreite 40 bis 80 Euro)." So zeigst du Transparenz und gibst Prüfern eine Einordnung.
Muss ich den ROI berechnen oder reicht die Amortisation?
Bei den meisten IHK-Projektarbeiten reicht die Amortisationsrechnung. Der ROI ist ein Zusatzargument, das zeigt, wie rentabel das Projekt über die Amortisationsdauer hinaus ist. Wenn du Zeit hast, nimm ihn mit. Pflicht ist er selten, außer dein Betrieb oder deine Kammer fordert ihn explizit.
Was mache ich, wenn sich mein Projekt nicht monetär rechnet?
Nicht jedes Projekt muss Geld sparen. Qualitative Nutzen wie höhere Sicherheit, Compliance-Erfüllung oder bessere Prozessqualität sind legitime Argumente. Stelle sie klar dar und begründe, warum der qualitative Nutzen die Kosten rechtfertigt. Prüfer akzeptieren das, wenn die Argumentation schlüssig ist.
Wie detailliert muss die Risikoanalyse sein?
Drei bis fünf Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme reichen für eine Projektarbeit aus. Konzentriere dich auf realistische Risiken, die dein konkretes Projekt betreffen. Eine einfache Tabelle oder Matrix macht die Bewertung übersichtlich und zeigt, dass du vorausschauend planst.
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